Algemene privacyverklaring Tennisclub Ertvelde VZW

Tennisclub Ertvelde vzw, verder in deze tekst genoemd “T.C. Ertvelde” hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en aan het feit dat uw privacy wordt gerespecteerd. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. T.C. Ertvelde houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring:

• Verwerking van uw persoonsgegevens is beperkt tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Wij vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens worden doorgegeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Wij zijn op de hoogte van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, willen u hierop wijzen en deze respecteren.
  Als T.C. Ertvelde zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, dan kan dit via onderstaande contactgegevens:
  C. Ertvelde vzw
  Hospitaalstraat 10
  9940 Ertvelde
  Tel.: +32 9 344 71 94
  info@tcertvelde.be

Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door T.C. Ertvelde verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

• Het up-to-date houden van het ledenregister;
• Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (met toestemming van de betrokkene);
• Deelname aan de activiteiten van T.C. Ertvelde VZW, zowel sportief als van allerlei aard;
• Het bekomen van subsidie van de overheid;
• Het nakomen van de verplichtingen en doelstellingen van de VZW (Vereniging zonder Winstoogmerk) en het beheer ervan.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, opslaan en verwerken:

• Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail en btw-nummer;
• Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum en nationaliteit.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Ontvanger van de gegevens

De gegevens van bestuurders, leden, toegetreden leden en sympathisanten worden bewaard in een beveiligde database omgeving. Deze worden geregistreerd door de secretaris van de vereniging en kunnen geraadpleegd worden door het bestuur. Zij zijn gehouden aan de geheimhouding daarvan.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft worden niet aan derde partijen verstrekt tenzij er een wettelijk onderbouwde vraag voor is (bijvoorbeeld BTW controle).
Wij geven nooit persoonsgegeven door aan andere partijen waarmee we geen verwerkingsovereenkomst hebben.

Ledengegevens

T.C. Ertvelde verzamelt, verwerkt en raadpleegt alle gegevens vanuit een gerechtvaardigd belang, opdat zij haar leden anders niet de nodige voordelen kan aanbieden.  Alle gegevens worden verkregen rechtstreeks van de betrokken(n) in kwestie.
Indien een lid geen nieuwsbrief of informatieve e-mails meer wenst te ontvangen, kan die zich hiervoor uitschrijven op eenvoudig verzoek. De gegevens worden bijgehouden voor de duur dat iemand lid is.
Nadien worden die meteen verwijderd.
De jaarlijkse ledenregistratie op de algemene vergadering is nodig voor het bijhouden van het wettelijk verplichte ledenregister (AV) en voor de bekendmakingen in het Staatsblad en de identificatie in het KBO (RVB) (VZW-wet).
Ook van stakeholders (perscontacten, partnerorganisaties enz…) worden namen van contactpersonen, e-mailadres en eventueel GSM- nummer bijgehouden in aparte lijsten op de interne PC voor het nodige e-mailverkeer via rechtstreeks mailing.
Ook worden facultatief gegevens bijgehouden van organisaties of personen die van belang kunnen zijn bij de organisatie van evenementen. De meeste gegevens worden door de organisaties/personen zelf bezorgd en/of staan ook (al dan niet) indirect openbaar op het internet.  Van zodra de gegevens niet meer van toepassing zijn, worden deze uit de lijsten verwijderd.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of de wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

T.C. Ertvelde bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Persoonsgegevens worden maximaal 5 jaar na laatste gebruik bijgehouden en dit enkel voor statistische doeleinden.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens T.C. Ertvelde VZW van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van uw persoonsgegevens.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Bovenaan deze privacy statement staat hoe je contact met ons kan opnemen. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren). Om uw identiteit te controleren vragen wij u om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen.
Tevens kunt u bezwaar (verzet) aantekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of, in opdracht van u, direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Website

De website van T.C. Ertvelde (www.tcertvelde.be) maakt geen gebruik van cookies om het surfgedrag na te gaan.
De ingebouwde teller registreert enkel het aantal bezoekers van de pagina’s.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hieromtrent direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacycommissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming, ook “Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer” genoemd.
Contact:
Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Tel. + 32 (0)2 274 48 00
Fax +32 (0)2 274 48 35
E-mail: commission@privacycommission.be

De kantoren van de Commissie zijn elke werkdag voor het publiek toegankelijk op afspraak.
Telefonische bereikbaarheid:
Maandag en donderdag: 13.00 uur tot 16.30 uur
Dinsdag: 08.30 uur tot 12.00 uur en 13.00 uur tot 16.30 uur
Woensdag en vrijdag: 08.30 uur tot 12.00 uur

Wijziging privacy statement

T.C. Ertvelde kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze eventuele wijziging zullen we een aankondiging doen op op deze website.
Het is dan ook aan te bevelen om regelmatig deze pagina te bezoeken.
Onderhavig privacy statement werd opgesteld op 23 mei 2019.